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透視人力資源管理系統(tǒng)(上)
作者:佚名 日期:2001-5-22 字體:[大] [中] [小]
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人才之爭是市場競爭中的核心內容之一。為了穩(wěn)定軍心并不斷吸納優(yōu)秀人才,企業(yè)必須采用現代化的人才管理方法。因此,先進的人力資源管理系統(tǒng)越來越引人注目。
隨著市場競爭的日趨激烈,人已成為實現企業(yè)自身戰(zhàn)略目標的一個非常關鍵的因素。企業(yè)中人心的向背和員工對工作的投入程度在很大程度上決定了該企業(yè)的興衰與成敗。如何能保持本企業(yè)員工的工作責任感,激勵他們的工作熱情,減少人材的流失,已成為困擾企業(yè)主管和人力資源經理的一個日益尖銳的問題。企業(yè)管理從根本上來講就是對人的管理,F在“公平、公正、合理”的企業(yè)管理原則已為不少企業(yè)所采納。但是,要實現“公平、公正、合理”決非易事,它不是僅靠規(guī)章制度和政策就可以解決的。通過建立透明、相容、一致、易查和全面的人力資源信息系統(tǒng),將與人相關的信息統(tǒng)一地管理起來,才有可能為“公平、公正、合理”原則的實現,以及企業(yè)在運作和勞資糾紛諸方面的風險規(guī)避等建立一套科學的保障體系。
一、人力資源管理系統(tǒng)(HRMS)簡介
人力資源管理系統(tǒng)的發(fā)展歷史可以追溯到20世紀60年代末期。由于當時計算機技術已經進入實用階段,同時大型企業(yè)用手工來計算和發(fā)放薪資既費時費力又非常容易出差錯,為了解決這個矛盾,第一代的人力資源管理系統(tǒng)應運而生。當時由于技術條件和需求的限制,用戶非常少,而且那種系統(tǒng)充其量也只不過是一種自動計算薪資的工具,既不包含非財務的信息,也不包含薪資的歷史信息,幾乎沒有報表生成功能和薪資數據分析功能。但是,它的出現為人力資源的管理展示了美好的前景,即用計算機的高速度和自動化來替代手工的巨大工作量,用計算機的高準確性來避免手工的錯誤和誤差,使大規(guī)模集中處理大型企業(yè)的薪資成為可能。
第二代的人力資源管理系統(tǒng)出現于20世紀70年代末。由于計算機技術的飛速發(fā)展,無論是計算機的普及性,還是計算機系統(tǒng)工具和數據庫技術的發(fā)展,都為人力資源管理系統(tǒng)的階段性發(fā)展提供了可能。第二代人力資源管理系統(tǒng)基本上解決了第一代系統(tǒng)的主要缺陷,對非財務的人力資源信息和薪資的歷史信息都給予了考慮,其報表生成和薪資數據分析功能也都有了較大的改善。但這一代的系統(tǒng)主要是由計算機專業(yè)人員開發(fā)研制的,未能系統(tǒng)地考慮人力資源的需求和理念,而且其非財務的人力資源信息也不夠系統(tǒng)和全面。
人力資源管理系統(tǒng)的革命性變革出現在20世紀90年代末。由于市場競爭的需要,如何吸引和留住人才,激發(fā)員工的創(chuàng)造性、工作責任感和工作熱情已成為關系企業(yè)興衰的重要因素,人才已經成為企業(yè)最重要的資產之一!肮⒐、合理”的企業(yè)管理理念和企業(yè)管理水平的提高,使社會對人力資源管理系統(tǒng)有了更高的需求;同時由于個人電腦的普及,數據庫技術、客戶/服務器技術,特別是Internet/Intranet技術的發(fā)展,使得第三代人力資源管理系統(tǒng)的出現成為必然。第三代人力資源管理系統(tǒng)的特點是從人力資源管理的角度出發(fā),用集中的數據庫將幾乎所有與人力資源相關的數據(如薪資福利、招聘、個人職業(yè)生涯的設計、培訓、職位管理、績效管理、崗位描述、個人信息和歷史資料)統(tǒng)一管理起來,形成了集成的信息源。友好的用戶界面,強有力的報表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作,集中精力從戰(zhàn)略的角度來考慮企業(yè)人力資源規(guī)劃和政策。
二、人力資源管理功能
近幾年來,國內外與人力資源管理有關的系統(tǒng)和程序的發(fā)展都非常迅速,眾多軟件如雨后春筍般地不斷涌現。這些軟件盡管各有特點,但從功能上來分析,大致可分為如下五種:
1.薪資和福利計算程序。 這類程序通?捎糜诠芾砥髽I(yè)薪資和福利計算的全過程,其中包括企業(yè)的薪資和福利政策設定、自動計算個人所得稅、自動計算社會保險等代扣代繳項目。通常,這些程序還可以根據公司的政策設置并計算由于年假、事假、病假、婚假、喪假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對薪資和福利的扣減,能夠設定企業(yè)的成本中心并按成本中心將薪資和總賬連接起來,直接生成總賬憑證,還能存儲完整的歷史信息供查詢和生成報表;這類系統(tǒng)也可處理部分簡單的人事信息。
2.培訓管理系統(tǒng)。 如何能留住人才一直是困擾企業(yè)主管的難題。諾基亞中國學院曾做過一次調查分析,其結果是培訓機會僅列在個人事業(yè)發(fā)展空間之后,在保持人才留用的諸多因素中位居第二。由此可見培訓對于留住人才的重要性。同時,培訓也是改進企業(yè)服務、產品質量、工作效率的有效途徑之一。培訓管理系統(tǒng)一般通過培訓需求調查、預算控制、結果評估和反饋以及培訓結果記載等手段,實現培訓管理的科學化,并且和人力資源信息有機地聯系起來,為企業(yè)人力資源的配備和員工的升遷提供科學的依據。
在此值得一提的是,雖然嚴格地講,基于計算機的培訓管理系統(tǒng)不能歸于人力資源管理系統(tǒng),但由于學員可以不受時間、地點和教員講課水平的限制,自學后通過聯機考試,其結果也可以記入人力資源管理系統(tǒng)中,因而受到很多公司的青睞。不少公司甚至自己組織力量投資開發(fā)專用的培訓軟件,F在,“線上學習”(e-learning)如同Internet一樣,正在風靡全球,它不僅可以節(jié)約可觀的訓練費用和人力投資,而且,正在給傳統(tǒng)的培訓業(yè)造成一定的沖擊。有人甚至斷言“線上學習”將成為未來的主要學習途徑。
3.考勤管理程序。 為了有效地記載員工的出勤情況,很多企業(yè)購置了打卡機、考勤機等設備?记诠芾沓绦蛞话愣寂c這些設備相接,根據事先編排的班次信息,過濾掉錯誤數據,生成較為清晰的員工出勤報告,并可轉入薪資和福利程序中,使考勤數據與薪資計算直接掛鉤。其生成的文檔還可作為歷史信息保存,用于分析、統(tǒng)計和查詢。
4.人力資源管理系統(tǒng)。 人力資源管理系統(tǒng)從科學的人力資源管理角度出發(fā),從企業(yè)的人力資源規(guī)劃開始,一般包括招聘、崗位描述、培訓、技能、績效評估、個人信息、薪資和福利、各種假期、到離職等與員工個人相關的信息,并以一種相容的、一致的、共享的、易訪問和檢取的方式儲存到集中的數據庫中,從而將企業(yè)內員工的信息統(tǒng)一地管理起來。其靈活的報表生成功能和分析功能使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來,將精力放到更富有挑戰(zhàn)性和創(chuàng)造性的人力資源分析、規(guī)劃、員工激勵和戰(zhàn)略等工作中去。完整的歷史信息記載了員工從面試開始到離職整個周期的薪資、福利、崗位變遷、績效等信息。同時由于這類系統(tǒng)可管理較全面的人力資源和薪資數據,因而還可以生成許多綜合性的報表供企業(yè)決策人員參考,如生成按崗位的平均歷史薪資圖表,員工配備情況的分析圖表,個人績效與學歷、技能、工作經驗、接受過的培訓等關系的分析等等。
5.eHR。 Internet/Intranet不僅沖擊了傳統(tǒng)的市場、供應、銷售和服務等領域,也給人力資源管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。eHR實際上是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理系統(tǒng)。為了將人力資源管理人員從繁重瑣碎的日常事務性工作中解脫出來,eHR強調員工的自助服務,如果員工的個人信息發(fā)生了變化,他本人就可以去更新自己的信息,經過一定的批準程序即可生效。同樣,對于培訓、假期申請、報銷等日常的行政事務也可作類似處理。這樣不僅減輕了人力資源管理人員用于數據采集、確認和更新的工作量,也較好地保證了數據的質量和數據更新的速度。而且由于Internet不受時間和地理位置的限制,即使經理遠在國外,他也可以及時地處理其員工的各種申請,不會因為人不在公司而影響工作。同時,公司的各種政策、制度、通知和培訓資料也可通過這種渠道來發(fā)布,有效地改善了公司內部溝通途徑。eHR對公司的硬件環(huán)境、員工的素質和公司的管理水平都提出了較高的要求;這是eHR在現階段發(fā)展的一個最主要的制約因素。
此外,還有一些較為專用的系統(tǒng),如用于福利管理和規(guī)劃的專用程序等,在此不一一列舉。
三、應用人力資源管理系統(tǒng)的作用
現在不少企業(yè)管理人員已經認識到采用人力資源管理系統(tǒng)的必要性,紛紛開發(fā)或選購適合本企業(yè)特點的人力資源管理系統(tǒng)。但是,仍有不少企業(yè)決策者對人力資源管理系統(tǒng)還沒有一個比較清楚的認識,他們往往認為只要將員工的信息輸入計算機,再用Excel或Word打印出漂亮的報表就行了。事實上,前后兩種應用途徑大相徑庭。
1、整合的、集中的信息源
首先,我們可以反思一下,企業(yè)里現有有關人力資源方面的信息是如何保存和查找的?可能會用自編程序、FoxBase或Excel來計算員工的工資,而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個人信息等可能被存放于多個Word或Excel文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源,在信息的采集、整理和更新時會產生許多重復的工作,造成人工浪費,其保存和查找也是一個相當困難的過程,而要使所有的信息得到及時的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不可能的。當政府部門、股東或上級機構需要一份報表時,往往會從計算工資的文件里得到最新的員工人數和姓名,從另一個文件里獲得他們的合同信息,再從其他文件里獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的,因此將這些分散的信息匹配在一起,其工作量是可想而知的;而由于信息的分散存儲造成信息不一致或不完全的情況,則更令人束手無策。時常會出現憑記憶或拍腦袋,人為“調平”數據的現象。而采用人力資源管理系統(tǒng),就可以用集中的數據庫將與人力資源管理相關的信息全面、有機地聯系起來,有效地減少了信息更新和查找中的重復勞動,保證了信息的相容性,從而大大地提高了工作效率,還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。